A inicios de año una persona se acercó a mí con la intención de preguntarme: “¿Cuánto me cobras por organizar una conferencia?”, apenas le iba a responder, cuando continuó: “yo te pago todo, hasta por las treinta personas que quiero que estén presentes”. Con esa inversión de actitud mental positiva me desarmó por completo. Lo que le iba a preguntar era “¿para cuántas personas?”.

Si nos ponemos a reflexionar un poco en la expresión anterior “yo te pago todo, hasta por las treinta personas…”, te darás cuenta de que en ella se encierra una mentalidad de reto, de desafío, tanto para el que propone una conferencia, como para el que va a organizarla. 

En la frase “yo te pago todo”, te da margen a que tú mismo te des la libertad de elegir el mejor lugar para el evento, quiere decir que hay los suficientes recursos económicos, significa que a la persona lo que le interesa es algo personal, quiere difundir un mensaje, quiere darse a conocer y está dispuesta a pagar hasta por las treinta personas que quiere que estén presentes.

Entonces, ¿qué salón de hotel sería el más adecuado para nuestro personaje que está dispuesto a pagar por todo?

Antes de contestar a esta pregunta quiero comentarles una historia la cual se cuenta más o menos así…

Había un patrón quien antes de salir de viaje le avisó a su trabajador: “Voy a salir al extranjero, aquí tienes todo el recurso económico y material para que construyas la mejor casa para cuando esté de regreso”.  Al volver el patrón, el trabajador lo recibió para mostrarle la mejor casa que había construido en su ausencia.

El trabajador con la intención de ahorrar dinero y material había economizado en la construcción. La madera sobrante la había colocado a un lado de la casa nueva. Se suponía que el patrón le dio a su trabajador el suficiente dinero y material para construir la mejor casa, una casa, tal vez, que nadie hubiera podido imaginar, podría ser grande, como una mansión. Pero resulta que lo que el patrón vio frente a sus ojos fue una casa sencilla.

El patrón le preguntó a su trabajador: “¿Construiste la mejor casa que te pedí?” El trabajador respondió: “Sí patrón, para mí es la mejor casa que he construido en toda mi vida”. El patrón le dijo: “Bueno, es que esa casa es para ti, por todo el tiempo que has trabajado conmigo”.

La historia me hizo recordar la oferta de trabajo que me propuso la persona que deseaba que yo le organizara una conferencia y que tenía toda la intención de pretender pagar por todo. Si te dan los recursos suficientes para trabajar, tienes en tus manos la oportunidad de hacer algo grande, para ti como para quien te lo esté solicitando. Lo que en otras palabras sería: del tamaño del recurso será el resultado; si la persona piensa en grande, haz algo grande; si la persona que va a pagar piensa con cierto límite, como organizador no podrás caminar muy lejos.

La pregunta que formulé anteriormente fue: ¿qué salón de hotel sería el más adecuado para nuestro personaje que está dispuesto a pagar por todo?

Para cuestión de organización y logística pensemos en elegir el salón de hotel que se ajuste a las necesidades profesionales de quien va a pagar por el evento. Porque para la conferencia puedes elegir el salón más caro, el más lujoso, pero si no hay estacionamiento ya se imaginarán los comentarios: “me tuve que estacionar como a diez cuadras”, “llegué tarde porque no encontraba lugar para estacionarme”, “como no encontré lugar, mejor me tuve que retirar”.  

Tienes que considerar que el lugar cuente con estacionamiento para las treinta personas, por lo menos; que los baños estén funcionando. Si es por estas fechas, habría que ver con tiempo si hay agua para lavarse las manos, para el servicio de baño, etc. Sobre todo, por aquello de que luego se va el agua en ciertas zonas de la ciudad.

Otros puntos que no debemos descuidar son: que haya internet, si el servicio por renta de salón cuenta con proyector, pantalla, micrófono.  Si el servicio de Coffe break es sencillo o especial. Por mencionar sólo algunos detalles importantes.

Horas antes del evento debemos revisar que el aire o clima esté funcionando bien, que el equipo técnico esté en perfectas condiciones, que las sillas estén acomodadas de acuerdo al formato que elegiste, que puede ser en herradura, auditorio o escuela.

El precio por la renta de un salón varía según la capacidad y el lugar. Hay salones que con todo y Coffe break andan en aproximadamente tres mil pesos por cuarenta personas. En este caso debemos pensar en que las treinta personas que van a asistir a la conferencia motivacional de “Juan Pérez”, esté bien organizada en tiempo y forma.

Es muy importante tomar en cuenta que el propósito de Juan Pérez es darse a conocer. Es decir, en lugar de que él obtenga una remuneración económica, él va a pagar por todos los gastos.

Desde mi punto de vista creo que Juan Pérez está en lo correcto. Muchas de las veces debemos comprender cuándo es necesario invertir. Estoy seguro de que, para la próxima, Pérez ya sabrá cuánto es lo que tiene que invertir por una conferencia, incluso hasta dónde llega su capacidad como orador. Por lo pronto debemos elegir el mejor salón para su presentación. ¡Hasta pronto!

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Ricardo Hernández Hernández
Poeta y columnista

Colaborador del portal:” Hoy Tamaulipas” hasta la fecha.
Actualmente estoy cursando un “Diplomado en Creación literaria” en la Biblioteca del Centro Cultural Tamaulipas, con el maestro José Luis Velarde.