Hace tiempo debido a mi inexperiencia como coordinador de eventos, me tocó formar parte de un hecho bochornoso por no saber interpretar correctamente el papel que desempeña Facebook con respecto a la publicidad y el papel que juega la publicidad con respecto a las ventas. La introducción de este comentario tiene mucho sentido. Veamos por qué y cómo.

Años atrás me tocó coordinar un evento el cual se trataba de vender la conferencia de un importante abogado, sólo que no es lo mismo invitar a personas para que participen en un foro, mesa de análisis o para exponer una conferencia y que el evento sea con entrada libre, que para eso me considero un experto, en comparación a tener que coordinar una conferencia donde se tenga que cobrar por el evento, que para ese caso en especial me faltaba experiencia en ventas de productos o servicios. Para promocionar la conferencia del abogado se tuvo que recurrir a Facebook como la principal red de difusión para el negocio. Se creó una página y se invirtió dinero para la publicidad.

Es de esperarse que la función de Facebook con respecto a la publicidad sea exitosa, porque inmediatamente se comienza a circular por la red y la gente comienza a verla, le da «me gusta» o la comparte, entre comentarios que pudieran surgir. Para este caso en particular el público que se mostró interesado hizo preguntas obvias como, por ejemplo, ¿dónde será la conferencia? (a pesar de que la información ya venía en la publicidad) ¿Cuándo se va a llevar a cabo?, etc.

Hasta ahí todo estaba bien, con lo que pasó después te quedas pensando ¿qué sucedió? A la conferencia no asistieron más que tres o cuatro personas, siendo que se esperaban aproximadamente de entre 40 a 50 asistentes. Lo que nos dejó confundidos tanto al expositor como a mí fue que hubo mucha interacción en la red, la publicidad la vieron cientos de personas, sino es que miles: ¡LA DIFUSIÓN EN FACEBOOK FUE UN ROTUNDO ÉXITO! Entonces, ¿qué pasó?

El resultado sobre la poca audiencia puede tener muchas razones.

Lo que sí creo es que se debe conocer el papel que juega cada red social. Aunque la función principal de la publicidad es vender, habría que analizarse si el error estuvo en el mensaje, que no haya sido claro o específico; si tuvo que ver el precio de la entrada, si tuvo que ver quién era el expositor, si tuvo que ver que la publicidad no estuviera enfocada hacia un público en especial, si acaso el día no era el apropiado, si el lugar donde se llevó a cabo el evento no era el adecuado, habría que ver si el tiempo en que se planeó el evento no fue el suficiente, etc. Etc.

Se tienen que considerar esos detalles por mínimos que parezcan, se tiene que ser bien específico en el público a quien va dirigido el evento, porque como bien dijo hace poco un abogado “para la conferencia a mí en lo personal me interesan los abogados litigantes, no los estudiantes”.

Para la cuestión de logística habría que ver si el problema fue por lo del estacionamiento del hotel, que por aquel tiempo no había. ¡Y vaya que el estacionamiento es un punto clave! Apenas hace poco estuve en un restaurante esperando a una persona a quien le iba a asesorar en el tema de las conferencias, pero al ver que ya habían pasado aproximadamente diez minutos después de la hora convenida, tuve que marcarle a su celular para saber si iba a poder estar presente.

No me contestó en ese momento porque vi que venía entrando por la puerta principal del restaurante. “Una disculpa” -me dijo-, “el estacionamiento de este hotel está cerrado y tuve que dejar el carro como a cinco cuadras”.

En conclusión, podríamos decir que el éxito de la difusión del evento a través de la red social no coincidió con el resultado que se obtuvo en la venta de boletos, mucho menos con la audiencia. Por muchos aplausos que nos hicieron llegar por la red, por muchos comentarios buenos o malos que recibimos, el resultado no fue el esperado.

Hablo de un caso en particular, cuando no se cuenta con la experiencia necesaria como para saber cuáles son los puntos débiles que se pudieron haber reforzado antes de la catástrofe, cuando no se tiene el conocimiento apropiado sobre el papel que juega la publicidad en las redes sociales, cuando el motivo principal es vender un producto o servicio y que de pronto las cosas no salgan como tú esperabas, estoy convencido que tiene mucho que ver también la cuestión de la inversión económica, pues no es posible que pienses en obtener ganancias cuando no estás dispuesto a invertir. No se debe pensar “vamos a ganar sin invertir”, porque por eso luego te andas preguntando ¿dónde estuvo el error?

Por fortuna hemos aprendido muchas cosas muy interesantes con respecto a la organización y logística para coordinar eventos. Aquí te los voy a estar compartiendo con el favor de Dios. ¡Hasta pronto!

Ricardo Hernández

Coordinador de eventos académicos desde el 2016-2017-2018 y 2019.

Asesorías. Planea con tiempo tu próximo evento, conferencia o charla académica.

Asesorías: Conoce el mejor salón de hotel para vender tu conferencia.

Contacto. Correo electrónico: saritahdz73@hotmail.com

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Ricardo Hernández Hernández
Poeta y columnista

Colaborador del portal:” Hoy Tamaulipas” hasta la fecha.
Actualmente estoy cursando un “Diplomado en Creación literaria” en la Biblioteca del Centro Cultural Tamaulipas, con el maestro José Luis Velarde.